テレアポの仕方・コツをチェック！今すぐ使える例文や受付突破の方法も

テレアポの仕方には、さまざまなコツが必要です。

アポ獲得率は一般的に1%前後で、上級者でも10%に満たない場合が多いとされています。しかしあまりに断られる件数が多いと、担当者のストレスや負担も大きくなります。

企業としても、なかなか成果が上がらず効率の悪い営業活動となってしまうでしょう。このような場合は今一度、テレアポの仕方を改める必要があるかもしれません。

そこで本記事はテレアポの成功率を高めるためのコツを、ステップごとにチェックシート形式で解説。今すぐ使えるトークスクリプトも紹介します。

ステップごとにテレアポの仕方をチェック

テレアポの流れは、以下のとおりです。

それぞれのステップをスムーズに進めるためには、いくつかのコツがあります。ここからは、各ステップごとに注意すべきテレアポの仕方を見ていきましょう。

アポ率の計算や向上方法については、「テレアポのアポ率を高めるための具体的な方法と計算方法について解説」で詳しく解説しています。

①テレアポリストの作り方

まずはテレアポ先のリストを作ります。このとき、以下のチェックポイントを意識しましょう。

テレアポは、やみくもにかけても成功しません。商品やサービスのターゲットを明確化したうえで、それに合った顧客リストの作成が必要です。顧客の関心や知識レベル、属性も考慮し、優先順位を付けましょう。

また保有している顧客データがどれも見込み度の低いものである場合、顧客育成（リードナーチャリング）を実施する必要があります。

リードナーチャリングの概要や手法については、「リードナーチャリングとは？具体的な手法や注目されている背景と合わせて解説」で詳しく解説しています。

②テレアポ先の事前調査

テレアポを行う前に、相手の情報をリサーチしておくとスムーズに話せます。事前調査では、以下のポイントを意識しましょう。

テレアポを受けた相手は、「なぜ自社に電話をかけてきたのだろう？」と疑問に思うかもしれません。そこで相手について事前にリサーチし、以下のようにテレアポした理由を説明できると、顧客の納得も得られやすいでしょう。

③電話をかける時間の設定

テレアポをかける時間については、以下のチェックポイントに注意しましょう。

電話が繋がりやすい時間は、ターゲットの属性によって異なります。たとえばBtoBの場合、10時頃や14時といった時間は仕事が落ち着いていることが多く、接続しやすいでしょう。

反対に、朝一や夜遅くなどにかけると取り次いでもらえなかったり、迷惑がられたりするため注意が必要です。また「不在です」と断られることが多い場合は、時間を変えて再度電話してみることをおすすめします。

④挨拶・自己紹介の仕方

挨拶や自己紹介のステップでは、以下のチェックポイントを意識しましょう。

まずは明確に自分がどこの誰なのか名乗ることが重要です。正体の分からない不審な電話では、受付を突破できません。また受付突破のために、取引先を偽るといった嘘を吐くのは避けましょう。

とはいえ、いかにもセールスだと分かる自己紹介では取り次いでもらえません。そこで、テレアポ先の企業との関連性を示しましょう。

たとえば「先日は弊社のサービスページをご覧になっていただき、ありがとうございました。ご挨拶のお電話を差し上げた次第なのですが…」など。すでに自社とテレアポ先との接点があることを伝えることで、受付を突破できる確率が大幅に上がります。

⑤商品説明の仕方

自社の商品やサービスを説明する際は、以下のチェックポイントを意識しましょう。

まずはどのような商品やサービスを紹介したいのか、簡潔に説明する必要があります。不明瞭な説明をダラダラ続けると、相手もストレスが溜まり失注の要因になりかねません。

また興味を持ってもらうためには、相手との自社商品の関連性を示しましょう。たとえば「御社のような◯◯業の業務改善を目的とした商品です。」と伝えることで、聞き手はこちらの話を自分事として捉えられます。

また具体的にどのようなプランや使い方があるのかなど、導入のイメージを明確化することもアポ獲得の秘訣です。

⑥クロージングの仕方

クロージングは相手との距離を縮め、アポを打診する直前の重要なフェーズです。クロージングの際は、以下のチェックポイントに気を付けましょう。

クロージングは、一方的な押し売りでは成功しません。相手がこちらに興味関心を持っていなければ、商談しようという気にならないのは当然です。

そのためにも、クロージング段階では相手の課題をヒアリングして解決策を提案しましょう。ヒアリングや提案は相手がyesかnoで答えられる問いかけを意識し、相手の話す負担を減らすのがポイントです。

こちらが先回りし、相手の課題に寄り添う姿勢を見せればクロージングも成功しやすいでしょう。クロージングの具体的なテクニックについては、「テレアポのクロージング成功率を上げるテクニックと具体的なトーク例を解説」をご覧ください。

⑦アポ打診の仕方

アポを打診するときは、以下のチェックポイントを意識しましょう。

アポを取り付けるときは「いかがでしょうか？」といった曖昧な聞き方でなく、「ご提案させていだいてもよろしいですか？」といったyesかnoで答えられる聞き方をしましょう。

また、日時は近い日程で2、3日の候補をスムーズに挙げましょう。日程の決定に手間取ると、相手の関心が下がり断られてしまうことがあります。

日程を決定したあとは長く話さず、時間を割いてもらったことに感謝して早めに電話を切りましょう。追加で伝えることがある場合は、メールで日程確認と共に伝えるのがおすすめです。

⑧テレアポ結果の記録の仕方

テレアポはかけて終わりではなく、結果を記録しておく必要があります。記録の仕方については、以下のチェックポイントを意識しましょう。

結果を記録する理由は、失注の原因や見込み度の高い顧客の属性を分析するためです。上記のポイントをふまえて結果を記録しておくと、部署内での分析や検討もしやすいでしょう。

ExcelやGoogleスプレッドシートなどで記録しても良いですが、専用の社内システムや営業ツールを利用するのもおすすめです。

営業活動を効率化できるツールについては、「新規営業を効率化する営業ツールとは？【メリットや選び方も解説】」をご覧ください。

【話し方編】成果の出るテレアポの仕方をチェック

テレアポで話す際は、常に以下のポイントを意識しましょう。

これらは相手の心理的な壁を取り払うのに有効です。ぜひ実践してみてください。

明るくハッキリと話して親しみを演出

まずは明るくハキハキと話して、親しみやすい印象を演出しましょう。メラビアンの法則によると、人の印象は55％が視覚情報、38％が聴覚情報、残りの7%が言語情報によって決定付けられます。

テレアポでは視覚情報は伝わらないため、耳から入ってくる情報が非常に重要です。なかでも声のトーンや口調といった聴覚情報が印象を大きく左右します。

電話口で話す内容の部分は、印象の構成要素としてはあまり重要ではありません。まずは口調や明るさで良い印象を持ってもらわなければ、テレアポの内容も聞いてもらえないでしょう。

相手と仲良くなるつもりで話す

テレアポでは、相手と仲良くなるつもりで話しましょう。いかにもセールスだと思わせるような押しの強い語り口調は、かえって相手の警戒心を高めます。

またセールスに対して後ろめたさを感じるあまり、へりくだりすぎるのもおすすめしません。あまりに丁寧すぎても、クロージングの機会を失ってしまいます。

このように、テレアポでは相手と程よい距離感を保つことが重要です。あくまで相手の課題を解決するというスタンスで、必要以上に押し売りしないようにしましょう。

信頼できる営業だと思ってもらえれば、自然とアポも獲得できるようになります。また、一度失注しても次のチャンスにつながるかもしれません。

エビデンスや仮説を提示する

テレアポでは、自社の実績や仮説を積極的に提示しましょう。相手は多くの場合、セールスを警戒します。その警戒心を解き、信頼を獲得するうえで実績や論理的な仮説の提示は有効です。

たとえば「御社と同じ◯◯業界では近年導入実績が増えており、昨年1,000社を突破いたしました。」と伝えれば、「それなら自社も検討すべきなのかもしれない。」という心理になる可能性があります。

また相手の課題に対して、「御社と似た課題の解決事例もございます。たとえば…」も自社の商品やサービスがどのように役立つのか具体的な仮説と共に解説すれば、説得力も増します。

テレアポの仕方を磨く方法・コツ

テレアポの仕方をより一層磨くには、以下の方法を実践してみましょう。

ひたすら経験を積むだけでもテレアポスキルは磨かれますが、他人と比較したりロープレを行うことでさらなる成長が見込めます。また、部署内でのテレアポスキルの均質化も図れるでしょう。

どうしてもテレアポで成果が出ない場合は、「新規営業がきつい！うまくいかない人のメンタルケアや向いてない人の特徴も」の記事をご覧ください。

またテレアポ以外の営業手法を検討する場合は、「テレアポは非効率とは限らない！他の営業手法と徹底比較・効率化のコツも」の記事もおすすめです。

トークスクリプトを改善する

テレアポに用いるトークスクリプトは常に仮説と検証を繰り返し、改善していきましょう。たとえばトークスクリプト通りに話したとき、どこでつまづいたかを記録しておきます。顧客の反応が悪かった場所の文言を優先的に改善していくことで、より質の高いトークスクリプトができます。

反対に、反応が良かったポイントも記録し、似た言い回しや表現をトークスクリプト内に積極的に盛り込みましょう。

またこうした改善は一人で行うのではなく、チーム内で情報共有しながら行うのがおすすめです。複数人のデータを持ち寄って仮説と検証を行うことで、より一層テレアポの精度が高まります。

アポ率が高い人のテレアポを真似る

アポ率が高い人のテレアポを見学して、真似るのもおすすめです。見学の際、以下のポイントに注意しましょう。

自分が顧客になったつもりで、「なぜこの営業担当者との商談を取り付けたいと思うのか」を分析しましょう。また自分のテレアポと比較し、何が違うのかをチェックするのも重要です。

ロープレを行う

テレアポの担当者同士でロープレを行うのもおすすめです。ロープレとは、ロールプレイングの略。テレアポを行う側と顧客側に分かれ、実際の電話を想定して会話します。

ロープレを行うと、「こう言われたときどう切り返せば良いのか」といった会話のパターンを増やせます。そのためにも、顧客側の役を担う人はできるだけリアルな顧客を演じましょう。

また相手から自身の話し方をフィードバックしてもらうことで、新たな気付きもあるでしょう。実践以外の場所でテレアポスキルを伸ばせるため、営業担当者の心理的負担も抑えられます。

自分で録音して聞く

自分のテレアポを録音しておき、後で聞き直すのも上達のコツです。自分ではきちんと話せているつもりでも、客観的に聞いてみると意外な落ち度がある場合もしばしば。

たとえば思った以上に自分の声が低かったり、早口だったりすることもあります。言葉選びやクロージングの仕方なども、第三者視点で評価してみましょう。

質問を想定しておく

テレアポ先からよく聞かれることや、よくある断り文句に対してはあらかじめ回答を用意しておきましょう。たとえば以下のような断り文句は、常套手段です。

こうした断り文句に上手い切り返しができれば、そのときは商談に繋がらなくても良い印象を残せるでしょう。断り文句への切り返し例文は「テレアポの断り文句に効果的な切り返しトーク集！商談にトークのコツは？」をご覧ください。

テレアポは断られるものだと思っておく

うまいテレアポの仕方をつかむには、数をこなして経験を積む必要があります。そのためには、断られても気にしないメンタルも必要です。

テレアポの成功率はわずか1%程度。うまくいく方がまれだと考えておきましょう。断られても気持ちをすぐに切り替え、前向きに次のアポ獲得へ向き合う姿勢が重要です。

すぐに使えるテレアポの仕方具体例

ではここから、すぐに使えるテレアポの仕方をフローチャートでご紹介します。以下のフローチャートに沿って、テレアポを進めていきましょう。

上記のとおり、顧客の反応に応じてセリフを変えていきましょう。ぜひ以下の例文を自社用にアレンジして、ご活用ください。

個人や法人といった顧客別のスクリプトは、「すぐ使えるテレアポトークスクリプトの例文と差別化のコツ【法人・個人別】」で紹介しています。

①挨拶・自己紹介

「こんにちは。企業向けの顧客管理ツールを提供しております、株式会社〇〇の▲▲と申します。この度は▢▢に費やす時間を〇%削減できる（メリット）〇〇（商品名）をご案内させていただきたく、お電話差し上げました。」

①-A

「お忙しいところ大変失礼いたしました。それではまた日を改めてご連絡させていただきたいのですが、明日はいかがでしょうか？」

①-B

「承知いたしました。それでは、〇〇（自社の商品やサービスが関係する業務）について課題がございましたらお気軽にお申し付けください。お時間頂戴し、ありがとうございました。」

②商品・サービス紹介

「弊社の〇〇（商品名）はクラウド型の顧客管理ツールでして、貴社のような▲▲業界でのご導入実績は昨年〇件を達成いたしました。」

③ヒアリング

「〇〇（商品名）は▢▢といった課題を解決するツールなのですが、貴社では▲▲（自社の商品やサービスが関係する業務）において▢▢のような課題はございませんか？」

③-A

「ありがとうございます。それでは詳しくお悩みをお聞きしながら、どういった対策が適切かぜひ一緒に検討させていただけますでしょうか。」→このあとアポ打診へ

④クロージング

「ありがとうございます。それでしたら、弊社の〇〇（商品名）がお役に立てるかと存じます。実際に〇〇（商品名）は、▢▢（課題）の解決実績も豊富です。

もしよろしければ、具体的な〇〇（商品名）のご活用方法や導入事例などを別日に詳しくご紹介させていただけませんでしょうか。もちろん、最終的にお決めになるのは◯◯様ですので、御社に不要であればお断りいただいて構いません。」

⑤アポ打診

「それでは近い日程ですと今週の金曜日、または来週の火曜日にお伺いできますが、どちらがご都合よろしいでしょうか？」

テレアポの仕方に困ったらリーグルにお任せ

テレアポは人件費や担当者の業務負荷が高く、成果がでないと現場の負担だけが大きくなってしまいます。このような状況の場合、ぜひリーグルにご相談ください。

リーグルはテレアポをはじめとする、インサイドセールス全般を担う営業代行会社です。高いスキルでテレアポの成功率を底上げするのはもちろん、より見込み度の高い顧客リストの作成や、顧客の育成などにも対応します。

IT・Saas業界で700社以上の実績あり

リーグルは、幅広い業界のなかでも特にIT・Saas業界に特化しています。ITやSaas系の企業では、開発に多くのリソースを費やすため営業に手が回っていないこともしばしば。

そこでリーグルにお任せいただければ、高いITリテラシーで高度な商材もしっかりと成約に繋げることが可能です。同業界内での実績はこれまで700件以上。

「パナソニック電工インフォメーションシステムズ株式会社」様など、大手企業の導入実績も豊富です。

担当者情報・約5万件を保有

リーグルは独自のネットワークを持ち、約5万件もの担当者情報を保有しています。これにより顧客リストが作成できていない場合や、まったくの新規事業といった場合も、効率の良いテレアポが可能です。

またテレアポはただかけて終わりではなく、常にPDCAサイクルを回し、仮説と検証を繰り返します。これにより、見込み度に応じた顧客リストの優先順位付けやトークスクリプトの改善など、一層効率的なテレアポが可能です。

キーマンへの平均接続率は30～40%

リーグルのテレアポスタッフは、高い営業スキルを誇ります。たとえばテレアポ先のキーマンへの平均接続率は30〜40％。高額商材の成約実績も豊富です。

またリーグルはお客様の営業部隊と一丸となり、二人三脚でより良い営業体制を構築していきます。そのため、お客様側にもさまざまな営業スキルやノウハウが蓄積できるのもメリットの1つです。

まとめ-効果的なテレアポはリーグルへ

テレアポの仕方にはさまざまなコツがあります。ただしそれらはターゲットや商材によって異なるため、一概には言えません。

自社に最適なテレアポの仕方を手っとり早く見つけたい場合は、ぜひリーグルにご相談ください。リーグルはインサイドセールスに特化した営業代行会社です。ターゲティングから顧客リスト作成、接点構築やナーチャリングなどにも対応。

テレアポのプロが課題を分析し、より効率の高い営業活動を支援いたします。ぜひお気軽にご相談ください。