BtoBビジネスでテレアポを行っている場合、第一関門は相手企業の受付突破です。
しかし「受付で断られてしまい次につながらない」「なかなか成果があがらない」とお悩みの担当者様も多いでしょう。
テレアポで受付突破をするためには、断られてしまう要因と成功のコツを押さえておくことが重要です。
本記事ではテレアポで受付突破ができない要因や受付突破率を上げるテクニック、おすすめのサービスを徹底解説します。
ぜひ本記事を参考に、自社の施策にお役立てください。
テレアポの受付突破率は約20％
一般的にテレアポの受付突破率は約20％と言われています。
BtoBビジネスの場合、最初に電話に出る受付を通過できなければ、決裁権のある担当者につないでもらえません。
最終的な案件化につなげるためには、第一関門であるテレアポの受付突破が欠かせない要素と言えます。
一方で受付突破率は非常に低いため、テレアポで成果を出すには、受付突破ができない要因を理解したうえで、突破率を高める施策を行うことが重要です。
テレアポで受付突破ができない要因
テレアポで受付突破ができない場合、相手企業の受付側の要因（外部要因）と、コール担当者側の要因（内部要因）が考えられます。
まずは自社がどのパターンに当てはまっているのかを把握しましょう。
相手企業の受付側の要因（外部要因）
相手企業側でテレアポ対策がされている、企業は能動的に情報収集する傾向にあるなど、自社ではなく外部に要因があるケースです。
具体的には以下の3つが考えられます。
順に解説します。
テレアポは断るよう指示されている
受付担当者が上司から「テレアポは断るように」との指示を受けているケースです。
企業によっては、営業電話への断り方が社内マニュアルに記載されていることもあります。
受付担当者が営業電話の見極め方や断り方の研修を受けている場合は、特に受付突破が難しくなります。
競合の商材を利用している
相手企業が競合サービスを利用しており、受付担当者から「そのようなご提案はお断りしております」「必要ありません」などと断言される場合があります。
ただし、実際には受付担当者が商材の内容を聞いて判断しているのではなく、テレアポを断るための口実の可能性もあるため見極めが必要です。
テレアポにマイナスイメージを抱いている
受付担当者や相手企業がテレアポ自体にマイナスイメージを抱いていることもあります。
テレアポの話を聞くことで、受付担当者がメイン業務に専念できない、得意先の電話を逃す恐れがあることなどが原因です。
その場合、受付担当者から営業電話だと認識された時点で断られてしまいます。
コール担当者側の要因（内部要因）
コール担当者側のスキルや対策が十分でないなど、自社側が要因のケースもあります。
具体的な内容を解説します。
電話の印象が良くない
コール担当者の印象が良くないケースです。
コール担当者の声のトーンが低く、言葉遣いが適切でないといった場合は、テレアポを受けた相手に不快な印象を与えてしまいます。
テレアポでは表情を見せられないため、声や話し方が印象を左右する重要なポイントです。
コール担当者が意識できていないと、受付に良い印象を与えられず、受付突破につながりません。
一方的に営業トークをしている
相手の反応を確認せず、一方的に営業トークを続けてしまうことも要因のひとつです。
最初から延々と商材の説明をしていると、相手が営業電話だと気づき電話や話を中断させられる可能性が高くなります。
一度でも強引な印象を与えてしまうと、次回以降の電話でも断られやすくなり、最悪の場合には着信拒否をされることもあるため注意が必要です。
話が分かりにくい
電話での話が分かりにくく相手を困惑させてしまうことも、受付突破ができない要因です。
用件を適切に伝えられないと、受付担当者がどの担当者に取り次げばよいのかが分かりません。
受付担当者から用件の詳細を求められた場合、相手が不快な印象を持っており、断ることを念頭に置いている可能性があります。
テレアポで受付突破率を上げるコツ・テクニック
ここでは相手企業の受付側の要因（外部要因）と、コール担当者側の要因（内部要因）それぞれに対応した受付突破のコツ・テクニックを紹介します。
企業の課題によって対策方法は異なりますが、両方への対策が必要なケースも。外部要因への対策も重要ですが、相手が営業電話を取り次がない方針では、すぐに成果につなげることが難しくなります。
そのため、自社で今すぐに取り組みやすい内部要因の対策から進めるのがおすすめです。
相手企業の受付側の要因（外部要因）への対策方法
相手企業の受付側の要因への対策方法は以下のとおりです。
順に見ていきましょう。
受付突破しやすいフレーズを利用する
テレアポでは受付突破しやすいフレーズを利用することが重要です。
具体的には相手から営業電話だと気づかれないように、以下のようなフレーズを使用します。
「〇〇の件でお伝えいただけますでしょうか？」
話を代わってくださいではなく、伝えてくださいだけで電話を切れば、その場で断られる確率は低くなり、担当者に用件を伝えてもらえます。
「先日の〇〇の件で△△様にお伝えしたいことがありまして」
後日2回目の電話で上記のように伝えると折り返しの確率が上がります。
受付では対処できない内容を持ち掛ける
受付では対処できない内容を伝え、自然に担当者につないでもらう方法です。
例えば、以下のように企業の課題を解決するために電話をしているという姿勢を伝えます。
「相手企業の〇〇（課題）についてお伺いしたい」
それにより、受付担当者が重要な電話だと判断し、担当者につないでもらえる確率が高まります。
担当者の名前を出す
つないでもらいたい担当者の名前を伝えることで、営業電話だと気づかれにくくなります。
昨今はコーポレートサイトやSNSアカウントなどに名前が記載されていることもあります。
事前に担当者をリサーチしておくことで、受付突破率が向上します。
担当者名が分からないからといって、役職名だけを伝えると営業電話ではないかと怪しまれてしまい、逆効果になるため控えましょう。
資料送付の承諾を得る
受付担当者に資料送付の承諾を得ることも有効です。
この方法は、テレアポの時点で長々と説明しなくても詳細を資料で確認してもらえる、資料の送付先を聞くことで担当者の情報（名前など）を把握できるといったメリットがあります。
受付突破がしやすいだけでなく、次回以降も以下のようにスムーズに話を進められるようになります。
「先日送付させていただいた〇〇の件で〇〇様にお伝えしたいことがございます」
コール担当者側の要因（内部要因）への対策方法
自社のコール担当者の要因への対策方法は以下のとおりです。
5つのコツ・テクニックを確認しておきましょう。
適切な言葉づかいとトーンで用件を簡潔に伝える
受付突破率を上げるには、ビジネスに適した言葉づかいと話すトーンを意識し、要点を簡潔に伝えることが重要です。
受付担当者はテレアポを受けた際にまず用件を聞くよう教育されており、曖昧な場合は営業電話だと認識され、断られる可能性があります。
例えば以下のように、用件とあわせて必要な時間を伝えると全体感が分かるため効果的です。
「本日は御社の業務に役立つ商材のご案内をしたく、ご連絡いたしました。すぐに終わりますので、1分ほどお時間をいただけますか」
はっきりとした口調と声量で、用件を分かりやすく伝えましょう。
傾聴スキルの身につけ方など、テレアポが上手くなるコツについては「テレアポが上手い人の特徴6選｜きつい・苦手・不向きと感じる対処方法を紹介」で詳しく解説しています。
相手企業のリサーチ・事前準備を行う
受付突破には架電前に相手企業をリサーチし、事前準備を行うことも欠かせません。
具体的には企業情報や担当者の名前、市場環境、課題などを把握します。
以前にも電話をしたことがある場合は、以下の情報も確認しておきましょう。
- 過去に電話をした日時
- 受付の名前
- 話した内容
- 対応時間
記録にはCRM（顧客関係管理ツール）やSFA（営業支援ツール）といったデジタルツールの活用が有効です。
情報を可視化でき、コール担当者同士や部門間での情報共有が容易になります。
受付突破につながるトークスクリプトを作成する
受付突破につながるトークスクリプトを作成しておくことも重要です。
実際に受付突破につながった際のテレアポ内容を参考に、成功の要因を分析して作成していきます。
作成のポイントや例文は次章で詳しく解説しているため、ぜひ併せてご覧ください。
テレアポ代行会社への委託
受付突破率を上げるには、テレアポ代行会社へ業務委託することも手段のひとつです。
代行会社はテレアポのノウハウを持っているため、効率よく成果につなげられます。
ただし、テレアポ代行会社によって得意とする業界や運用方法が異なることに注意が必要です。
自社の業界と代行会社の実績が近いか、成果につながる施策を行ってもらえるかなどを確認しておきましょう。
テレアポ代行会社の選び方や料金体系の詳細は「テレアポ代行会社おすすめ15選！選び方のポイントやメリットデメリットを詳しく解説」をご覧ください。
インサイドセールスと併用して行う
テレアポ単体ではなく、インサイドセールスやWebマーケティングなどのプル型手法と併用することも効果的です。
インサイドセールスとは、確度の高いリードの育成を目的に、電話やメールなど非対面の手法でアプローチを行う営業活動のことです。
Webマーケティングの施策では主にオウンドメディアや自社サイトで、リード側から資料請求などのアクションを起こしてもらいます。
インサイドセールスやWebマーケティングの一部としてテレアポを組み込むことで、過去に接点があるリードなど質の高いリストへ架電できるようになり、受付突破率の向上につながります。
テレアポの受付突破に有効なトークスクリプト
テレアポのトークスクリプトを作成しておくことで、顧客対応の品質を一定水準に保つことが可能です。
本章ではテレアポの受付突破に有効なトークスクリプトの作成ポイントや例文を解説します。
ぜひ自社の施策にお役立てください。
トークスクリプト作成のポイント
トークスクリプト作成時のポイントは以下の3つです。
- 段階ごとに切り分ける
- 複数のパターンを想定する
- 実践と分析を繰り返しブラッシュアップしていく
挨拶や受付突破など段階ごとに切り分け、複数のパターンを作成することで、テレアポ経験が浅いコール担当者でも対応がしやすくなります。
また、トークスクリプトは実践と定期的な分析によって、改善を繰り返すことも重要です。
受付突破につながった際の内容をトークスクリプトに加えれば、効率的に成果を最大化させられます。
受付突破につなげるトークスクリプトの例文
受付突破につながるトークスクリプトの例文とポイントは以下のとおりです。
| 段階 | 例文 | ポイント |
|---|---|---|
| 最初の挨拶・自己紹介 | お忙しい中申し訳ありません。私、法人向けの運用管理ツールを提供しております、株式会社〇〇の△△と申します。 | ・はっきりとした口調と声量で好印象に ・突然の電話について最初に謝罪する |
| 受付突破 | 本日は御社の業務に役立つ商材のご案内をしたく、ご連絡いたしました。ご担当の〇〇様をお願いいたします。 | ・用件を簡潔に伝える ・取り次ぐ相手を指名する |
| 担当者が不在の場合 | それでは改めてご連絡させていただきますが、〇〇様は何時ごろお戻りになりますか？ | ・不在の場合は担当者の都合の良い時間を聞いておく |
| 担当者へつないで もらえない場合 | それでは想定効果を記載した資料だけでもご覧いただきたいのですが、どなた様宛にお送りすればよろしいでしょうか。 | ・資料の内容に軽く触れる ・資料の送付先を聞く |
上記の例以外にも、受付担当者からは「必要ありません」「間に合っています」など、さまざまな言葉で断られる可能性があります。
そのため、トークスクリプトにはさまざまなパターンに対応した切り返しトークを記載しておくことが大切です。
テレアポでよくある断り文句や切り返しの例文については「テレアポの断り文句に効果的な切り返しトーク集！成功率を上げるコツとは？」をご参考ください。
テレアポで受付突破をしたいなら成果を最大化できるリーグルにお任せ！
テレアポで受付突破したいなら、成果を最大化できる『リーグル』がおすすめです。
『リーグル』はBtoBセールス・マーケティング支援サービスを行っており、これまでIT業界700社への支援実績があります。
支援実績の一例は以下のとおりです。
| 業界 | 詳細 |
|---|---|
| PC/サーバ | ・ノートパソコン、デスクトップパソコン ・サーバ（Windows、Linux、UNIX） ・その他PC関連 |
| 仮想化 | ・サーバー仮想化・VDI、シンクライアント ・その他仮想化関連 |
| ストレージ | ・ストレージ（HDD、ALLFlash、HCI） ・オンラインストレージ、クラウドストレージ ・その他ストレージ関連 |
| データセンサー | ・ホスティング ・IaaS・ハウジング ・その他データセンター関連 |
| 運用管理 | ・フォレンジック ・IT資産管理 ・総合運用管理ツール ・マネージャーサービス（運用系業務アウトソーシング） ・その他運用関連 |
| ネットワーク機器 | ・SDN ・ルーター、アクセスポイント ・ネットワークスイッチ、ネットワークハブ ・ADC、ロードバランサ ・WAN高速化 ・SD-WAN ・その他ネットワーク関連 |
| バックアップ | ・バックアップツール、バックアップサービス ・その他バックアップ関連 |
| 基幹系システム | ・ERP ・EDI ・SCM ・ワークフロー ・EAI ・勤怠管理システム ・生産、在庫、販売管理システム ・人事、給与システム ・経費精算、会計システム ・その他基幹系システム関連 |
難易度の高いIT用語への理解が早く、業界特有の課題も熟知しているため、リードとのコミュニケーションをスムーズに行えることが強みです。
ここからはリーグルがテレアポに適している理由を4つ解説します。
テレアポで成果を出したい企業の担当者様はぜひご確認ください。
スキルの高いコール担当者が在籍
『リーグル』ではこれまでのナレッジを活用したトレーニングを行っているため、在籍しているコール担当者のスキルが高いことが特徴です。
具体的には以下のような成果を期待できます。
- キーマン（選定担当者）接続平均率30～40
- 対キーマンOpt-in（承諾）獲得率40～50％
またコール活動はシステムによって可視化し、改善サイクルを徹底しているため、テレアポの成果を最大化させることが可能です。
豊富なデータベースを保有
『リーグル』は約50,000件以上の情報システム部門の担当者情報を保有しています。
ターゲット企業の抽出やキーマンリサーチはもちろん、ターゲット部署の決裁者にダイレクトにつながるケースもあります。
自社で1からテレアポのリスト作成をする手間が省け、スピーディな受注を目指すことが可能です。
また『リーグル』が独自に収集した導入製品情報も保有しているため、企業の現状や課題把握にも役立ちます。
＼700社以上の実績を誇る！／
トークスクリプトの作成・改善が可能
『リーグル』ではトークスクリプトの作成から改善まで委託できます。
トークスクリプトはターゲットを定めたうえで、対象者ごとに適した内容で作成します。
また実施して終わりではなく、定期的なフィードバック会議によって、パフォーマンスデータや改善案が共有されます。
活動を通して改善を繰り返すことで、アポ獲得に向けた効果的な施策を行うことが可能です。
CRM・SFA・MAツールを活用
『リーグル』ではCRM・SFA・MAツールを活用します。
それぞれの特徴は以下の通りです。
| ツール | 特徴 |
|---|---|
| MAツール | リードの獲得や育成に向けた一連のマーケティング活動を支えるツール |
| CRMツール | 営業活動を可視化・効率化できるツール |
| SFAツール | 顧客情報を一元管理・分析できるツール |
顧客情報や対応情報をデータとして記録するため、部門内だけでなく他部門とも情報共有がしやすくなります。
特にテレアポではCRMやSFAツールを活用すれば、効率的・効果的に受付突破を目指せます。
『リーグル』はセールス・マーケティングのプロがプランニングから改善まで、ワンストップでサポートする仕組みです。
テレアポの目的別に幅広いプランを提供しているため、受付突破をして成果につなげたい企業の担当者様はぜひ下記ボタンからお気軽にお問い合わせください。
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テレアポの受付突破のコツを知り効果的な施策を
テレアポの受付突破は最終的な成果につながる重要なポイントですが、受付突破できる確率は20％と非常に低い数値です。
受付突破ができない場合、テレアポにマイナスイメージを抱く人がいる、電話で良い印象を与えられていないなど、相手企業の受付側とコール担当者側それぞれに要因が考えられます。
テレアポで受付突破をするには、コツやテクニックを把握したうえで、複数のパターンに備えたトークスクリプトを作成しておくことや、ノウハウを保有しているテレアポ代行会社の活用が有効です。
『リーグル』ではセールス・マーケティングのプロによる戦略支援や、スキルを持ったコール担当者によるテレアポが可能です。
テレアポで受付突破をしたい企業の担当者様はぜひ一度ご検討ください。
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