パイプライン管理とは？エクセルテンプレートで簡単に営業フローを改善

「パイプライン管理とは？」「パイプライン管理は、自社でもエクセルなどでできるのだろうか？」

パイプライン管理とは、営業フローを細分化してボトルネックを特定する業務管理方法です。営業プロセスを整理し、各工程を評価することで自社の課題が分かります。また不透明になりやすい営業の仕事を明確化し、属人化を防ぐのもパイプライン管理のメリットです。

そこで本記事では、エクセルで簡単にパイプライン管理を行う方法を解説します。効率よく営業フローを改善したい場合は、ぜひ参考にしてください。

パイプライン管理とは？

パイプライン管理とは営業活動を一本のパイプに見立てた業務管理方法です。テレアポや商談など各行程で発生する業務を洗いだし、改善の余地がないか分析、改善していきます。

営業活動の各工程については、「営業プロセスとは？【各フェーズの進め方と可視化のポイントも解説】」をご覧ください。

パイプライン管理の目的

パイプライン管理の目的は、営業活動における課題を見つけて解決することです。

顧客の選定から商談など、営業活動の各行程でさまざまな課題を発見し、改善できます。

パイプライン管理で解決できる課題

パイプライン管理が解決できる課題は、具体的に以下のとおりです。

ではそれぞれの内容を見ていきましょう。

営業フローが特定のステップで滞る

パイプライン管理では営業フローがなぜ滞るのか、またはどこで滞るのかを分析し、改善できます。たとえば以下のような状況に有効です。

特定のフローで業務が滞る、もしくは特定の業務に手が回っていないなどの状況に、パイプライン管理は有効です。

成約につながらない原因が分からない

商談をしてもなかなか成約（ゴール）に至らない場合があります。このような状況でパイプライン管理を行えば、どこの工程に問題があるのか分析できます。たとえば商談内容が不適切な場合もあれば、そもそもアポを取る顧客の選定がうまくいっていないかもしれません。

このように原因を分析できれば、成約率を上げるための業務効率化を図れます。担当者の営業スキルを上げたい場合は、「営業成績アップに直結！20代前半営業マンのための効率的な活用術」をご覧ください。

営業活動が属人化している

営業活動が属人化している場合も、パイプライン管理は有効です。パイプライン管理では営業活動を各フローで分類し、必要な作業を可視化します。これにより、以下のような属人化を防げます。

このように、パイプライン管理を行うと営業活動を体系化できます。営業スキルの質も均質化され、担当者によって成績が大きく開くことも発生しにくくなります。

パイプライン管理のメリット・活用方法

パイプライン管理には、以下のメリットや活用方法があります。

メリットや活用方法を理解したうえで実施し、パイプライン管理の効果を最大化しましょう。

事業計画の立案に活用できる

パイプライン管理は、事業計画の立案に活用できます。営業フローを分析し、課題を明確化することで現実的な目標数値の設定が可能です。またどのような営業戦略を取るべきか、営業戦術は今のままでよいのか、といった検討もできます。

営業戦略と戦術の違いについては、「営業戦略とは？戦略と戦術の違い、策定方法、成功事例について徹底解説」をご覧ください。

営業活動を整理・透明化できる

パイプライン管理を行うことで、営業活動を整理し、可視化できます。マルチタスクになりやすく、業務の洗い出しが難しい営業活動。しかしパイプライン管理でフローを整理しておくことで、不要な業務はないか、どのように業務を行うのが望ましいか判断できます。

またどこからどこまでが誰の担当になるのか、業務の分担もハッキリとさせられるのが特長です。

営業担当者のマネジメントに活用できる

パイプライン管理を行うと、営業担当者のマネジメントや教育もしやすくなります。なぜなら、営業フローを可視化することで誰が何をしているのか分かりやすくなるためです。

また営業担当者がそれぞれ、どのフローにどの程度の時間を割いているのか、といったことも分析できます。ただし、細かく分析しすぎるとかえって現場の負担になってしまうため注意が必要です。適度に活用すれば、人事評価にも活用できるでしょう。

マーケティングにも活用できる

パイプライン管理を行うと、自社の課題が見えてきます。課題のなかには、ターゲットや参入市場を変えれば改善できるものもあるでしょう。

また、見込み客の取得方法は現在のままで良いのか、テレアポはどのような優先順位のもと行うべきか、といった疑問もパイプライン管理で解決できる場合があります。このように、パイプライン管理はマーケティングにも活用できるのです。

インサイドセールスにも活用できる

インサイドセールスの業務を含めて、パイプライン管理することもできます。インサイドセールスとは、内勤型営業のこと。具体的には電話やメール、インターネットなどを活用し、非対面で行う営業活動を指します。

多くの場合、商談の取り付けまでを担います。しかし場合によっては商談から成約までもインサイドセールスでカバーする企業も。こうしたフィールドセールス以外のフローを、パイプライン管理で分析、改善することもできます。

インサイドセールスについて詳しく知りたい人は「インサイドセールスとは？わかりやすく役割・意味やメリットを解説」をご覧ください。

【エクセルでOK】パイプライン管理の方法

ここからは、Excelでできるパイプライン管理の方法を見ていきましょう。手順は以下のとおりです。

1〜5が終わったら、一定時間を置いてステップ4から行い、効果を測定します。この作業を繰り返すことで、徐々に業務内容が改善されていきます。

1.営業フローを区分

まずは営業フローを大まかに区分しましょう。本記事では簡単に、以下の3工程に分けました。

もちろんこの他、「見込み客の獲得」や「育成」といったインサイドセールスの業務フローを含めても問題ありません。

2.業務内容を細分化して分類

次に、各営業フローの業務を細分化しましょう。Excelでの表作成方法は、以下のとおりです。

たとえば「商談」の営業フローには、以下4つの業務を書き出しました。

詳細な分析をする場合は、より細かに業務を書き出しても良いでしょう。

なおここで書き出す業務内容は、「対顧客へのアクション」をベースに考えましょう。たとえば自社内で行う営業報告書の作成や企画会議、といった業務は省きます。

3.営業プロセスごとにゴールを設定

次に、業務ごとのゴールを設定しましょう。ゴールとは「何を達成すれば次のフェーズに移れるか」を示したものです。

たとえば今回の場合、見積書を作成したら決裁者を含めた2回目の商談に移れます。ゴールを明確に決めておくことで、部署内の認識をすり合わせられます。

4.ゴールごとのCVRや顧客数を可視化

続いて、営業プロセスごとの成果を見ていきましょう。指標となる数値は何でも構いません。顧客数やCVR（Conversion Rate）を記載すると分かりやすいでしょう。今回は以下のとおり、営業プロセスごとの月間顧客数と、それに伴うCVR率を計算しました。

今回の場合、資料請求時点では120名いた顧客が、成約時点で7名まで減っていることが分かります。

なお数値の記入は、必ずしも月間で取りまとめる必要はありません。営業担当者ごとに集計し、定期的にマネージャーが合算する形でも良いでしょう。

このステップはパイプライン管理の中でも最重要工程です。現場スタッフが負担にならない形で集計することをおすすめします。オートフィル機能や関数を使うと、手作業で転記する手間が省けて便利です。

5.課題を見つけて業務プロセスを改善

ではこれまでのデータを元に、業務プロセスの課題を見ていきましょう。分析方法はさまざまですが、今回は入力した数値でグラフを作りました。

上記の棒グラフを見ると、2回目の商談から合意までにCVR率が9.2%も減っていることが分かります。今回はここが一番のボトルネックといえます。

また見積書を作成後、決裁者を含めた2回目の商談へ以降する際にCVR率が5%落ちています。このように数値が落ち込んでいる工程を課題と捉え、原因を検討しましょう。

たとえば2回目の商談のあと合意が得られにくいのは、見積書や提案書が魅力的ではないからかもしれません。もしくは、営業担当者の提案力やスキル不足の可能性も。

ではこれらを解決するには、どうすれば良いでしょうか。見積書や提案書をより魅力的にするには、事前のヒアリングを強化すれば良いかもしれません。また営業担当者のスキルを伸ばすには、社内でのロープレを実施することも有効でしょう。

このように改善策を挙げ、実際に試して後日効果を測定しましょう。

パイプライン管理の注意点

パイプライン管理を行う際は、以下の点に注意しましょう。

パイプライン管理を初めて行う場合、現場の協力と全員の共通認識が欠かせません。特に営業活動が完全に担当者に委ねられている企業では、業務の洗い出しに苦労するでしょう。

パイプライン管理を行う際は、こうしたハードルを理解したうえで、無理のない範囲で継続していきましょう。

継続的に行う

パイプライン管理は継続的に行いましょう。定期的に実施し、PDCAサイクルを回していくことで業務改善に大きな効果を発揮します。

業務フローを一度改善して終わりではなく、必ず1ヵ月以上後の効果測定も行いましょう。またその結果を元に再度課題を分析、改善していきます。

データ管理体制を整える

パイプライン管理は、複数人で行います。データの更新はリアルタイムだとより良いでしょう。そのためデータをまとめて管理し、共有できる体制が必要です。おすすめは、Googleスプレッドシートで共有する方法です。

オンラインで複数人が同時に更新できるうえ、Googleアカウントとネット環境さえあればすぐに開けて手軽です。Excelを使う場合は、共有フォルダを作り誰でも閲覧、編集できる状態にしておくと良いでしょう。

マネージャーが主導する

パイプライン管理は、マネージャーといったリーダー職の人が積極的に主導しましょう。初めての取り組みならなおさら、誰かがいないと進みません。

また主導者がいれば、パイプライン管理の有効性ややり方などを、現場に浸透させやすいでしょう。作業に期限を設け、マネージャーがリマインドすることで作業がうやむやになることを防げます。

なおマネージャーは、現場から吸い上げたデータを、まとめて分析する役割も持ちます。

営業担当全員で行う

パイプライン管理は、営業担当者全員を巻き込んで実施しましょう。というのも、パイプライン管理には業務を可視化し、営業の質を均す目的もあります。つまり営業担当者全員が、改めて各フローの定義を確認し、共通認識を持つ必要があるのです。

また、現場にいない人間が想像で業務の洗い出しを行っても、意味がありません。現実に即した業務内容を分析して初めて、実際の営業フローが改善されます。少々難易度が高いかもしれませんが、各担当者の理解と参加は欠かせません。

通常業務を圧迫しないように実施する

パイプライン管理は、通常業務を圧迫しないように実施しましょう。たとえば業務の大まかな洗い出しや定義づけはマネージャーが実施するなど。営業フローを細分化しすぎないのもポイントです。営業担当者の負担を減らせるよう、情報共有の仕方も工夫しましょう。

パイプライン管理を簡単にする方法

「パイプライン管理を自社でやるには難しそう…。」「そもそも業務を振り返って改善するリソースがない。」このような場合は、以下の方法をお試しください。

デジタルツールや営業代行会社を使えば、業務改善にかかる手間が大幅に減らせます。

営業支援ツールを使う

営業支援ツールとは、以下のような機能を持つツールです。

自動レポーティング機能を使えば、パイプライン管理を行うまでもなく営業活動を改善していけます。営業支援ツールについて、詳しくは「新規営業を効率化する営業ツールとは？」をご覧ください。

営業代行会社を使う

営業代行会社を使うのもおすすめです。営業代行会社は高い営業スキルを持っているほか、営業フローを改善させるためのノウハウも豊富です。

なかには弊社リーグルのように、マーケティングから商談獲得までの戦略をワンストップでコンサルティングできる営業代行会社もあります。このようにパイプライン管理をアウトソーシングすれば、自社のリソースを割かずに済みます。

また営業代行会社からノウハウを取得し、自社のマネジメントや教育に活かしていくことも可能です。短期間で効率の良い業務改善を目指すなら、実績豊富なリーグルにお任せください。

まとめ | 営業活動を効率化するならリーグルへ

リーグルはIT・Saas業界に特化した営業代行会社です。同業界内の導入実績は700社以上。パイプライン管理だけでなく、マーケティングやテレアポといった営業活動にも幅広く対応しています。

たとえば外資系大手電話通信事業者様の事例では、テレアポの代行をご依頼いただきました。ただ、有効なリード顧客が獲得できていない状況だったため、施策をご提案。展示会へリーグル社員も同行し、特定のターゲットの名刺を集めることでテレアポの精度を向上しました。

結果的にテレアポの成功率が上がっただけでなく、新しい業界での複数案件創出も成功。事例については「外資系大手電話通信事業者 T様の事例」で詳しく解説しています。

このようにリーグルはご依頼者様の業種や営業形態をふまえたうえで、最適なご提案をさせていただきます。今一度営業活動を見直したい場合は、ぜひお気軽にご相談ください。