現代のビジネス環境において、オンライン商談は営業活動に欠かせない要素となっています。
しかし、ただ単に対面での商談メソッドをオンラインに移行しただけでは、その真のメリットを享受することはできません。
当記事では、オンライン商談ならではのメリットや、オンライン商談のコツ・効率的な進め方を詳しく解説します。
挨拶からお礼メールの送信まで、オンライン商談の成約率を上げるための方法を学びましょう。
オンライン商談とは？
オンライン商談は近年特に注目を集めており、多くの企業がその利便性や効率性を高く評価しています。
オンライン商談には多くのメリットが存在します。
例えば、移動の時間やコストを削減できることや、コロナ禍のような外的要因の影響を受けにくいことなどが挙げられます。
また、オンライン商談を行う上でのコツとしては、事前の調査や準備をしっかりと行うことが挙げられます。
これには、使用するツールの使い方を把握しておくことや、商談の流れを明確にしておくことが含まれます。
とはいえ、商談開始時の挨拶や、商談後のお礼メールなどのマナーを欠いてはならないという点は、対面での商談と変わりません。
このように、オンライン商談のメリットを理解し、効果的なやり方を身につけることは、商談の成約率を高めることに大きく寄与します。
以下、オンライン商談の基本から、成功させるためのコツまで詳しく解説していきますので、ぜひ参考にしてください。
オンライン商談を導入するメリット
オンライン商談を活用することには、様々なメリットがあります。
ここでは、特に注目すべきポイントを紹介しますので、「もし自社にオンライン商談を導入したら……」という視点で読み進めてください。
- 移動のコストを削減できる
- 移動の時間を削減できる（商談数を増やせる）
- ペーパーレス化できる
- 営業エリアが広げることができる
- 外的要因の影響を受けず営業活動ができる
- 録画をすれば社内教育に活用できる
移動のコストを削減できる
従来の対面方式、つまりオフライン商談では、顧客やパートナーと会うためには交通費が必要です。
しかし、オンライン商談であれば、インターネット環境が整っていればどこからでもアクセス可能です。
これにより、出張費用の節約はもちろん、交通手段の予約や計画も不要となります。
特に地方と都市間の商談の場合、コスト削減の効果は極めて大きくなるでしょう。
このメリットを活用することで、経費の削減と効率的なビジネス運営が期待できます。
移動の時間を削減できる（商談数を増やせる）
移動時間が削減されることで、1日の商談数を増やすことができます。
また、オンラインであれば、例え短時間であっても隙間時間を利用して効率よく商談を行うことも可能です。
これは、言い換えると、営業の効率化が図れると同時に、商談のチャンスも増加するということです。
商談の数を増やすことは、結果として売上向上にも繋がるため、ビジネスの成長に寄与してくれるでしょう。
ペーパーレス化できる
紙の資料を使う場合、印刷や保管、時として配送の手間がかかります。
しかし、オンライン商談ならPDFやPowerPointなどのデータ形式で資料を共有することができます。
むしろペーパーレス化・電子化を余儀なくされるとさえ言えるでしょう。
これにより、資源の節約はもちろん、資料の紛失リスクを低減させることが可能です。
また、オンラインで簡単に情報共有ができるため、商談の進行もスムーズになります。
ペーパーレス化は環境への配慮とともに、業務の効率化にも寄与します。
営業エリアが広げることができる
従来の、対面によるオフライン商談では、物理的な距離や移動時間の制約がありましたが、オンライン商談ではこれらの制約がなくなります。
つまり、地理的な制限なく全国どこでも、場合によっては海外のクライアントとも商談が行えるということです。
新たな市場への進出や、未開拓の顧客との関係を構築しやすくなり、ビジネスの可能性が広がります。
外的要因の影響を受けず営業活動ができる
例えば、大雨や大雪、交通渋滞などが原因で商談がキャンセルになるといったリスクを回避できます。
また、感染症や伝染病の流行によって外出が制限されたとしても、計画通りに営業活動を進めることが可能です。
さらに、あなた自身に健康問題や突発的なトラブルが発生した場合でも、対面での商談が困難であってもオンライン商談であれば実施できるケースもあるでしょう。
このように、オンライン商談の導入は、商談のキャンセル率を下げ、成約の機会損失を防ぐことにも寄与します。
録画をすれば社内教育に活用できる
商談の流れや営業担当者の対応、クライアントの反応などを詳細に分析することで、今後の商談に活かすことができます。
特に、商談の成功例や改善点を具体的に示すことができるため、新入社員や未経験の営業担当者への教育ツールとして非常に有効です。
挨拶の仕方や話し方、非言語情報の伝え方などの細かいコミュニケーションスキルの向上にもうってつけの教材となるでしょう。
これにより、営業担当者のみならず、全営業社員の営業スキルの底上げが期待できます。
オンライン商談のコツ・やり方【事前準備】
オンライン商談を成功に導くためには、事前の準備が非常に重要です。
ここでは、絶対に欠かせない4つの事前準備を紹介します。
- 安定したネット環境を整える
- 機器のスペックを下げ過ぎない
- 目的や流れを明確にしておく
- 資料はあらかじめ共有しておく
安定したネット環境を整える
事前にネットワークの速度や安定性を確認し、必要であれば、無線LANよりも通信が安定する有線LANを使用するなどの対策を講じましょう。
接続が不安定だと、商談中に音声や映像が途切れてしまい、円滑なコミュニケーションが取れなくなる可能性があります。
不安定な通信環境は、相手に不快な印象を与えたり、大切な情報を聞き漏らしてしまうリスクを生むことも考えられます。
安定したネット環境の整備はオンライン商談の成功に向けて非常に重要なポイントと言えます。
機器のスペックを下げ過ぎない
スペックが低いと、映像や音声の品質が低下してしまうため、相手にプロフェッショナルな印象を与えられなくなるかもしれません。
また、商談に使用するツール（ソフトウェア）がスムーズに動作しないこともあります。
事前に機器の動作確認を行い、必要であればアップグレードや新しい機器の導入を検討しましょう。
- カメラの位置・角度（正面・目線の位置に設置がベスト）
- マイクの位置・感度（口元に近いとリップノイズや鼻息が入るため、ある程度離す）
- 照明の明るさ・角度（順光で白飛びしない程度の明るさ）
- 余分なウィンドウを閉じる（画面共有時に映り込まないようにする）
相手に良い印象を与え、効果的なコミュニケーションをとるためには、適切なスペックの機器を使用することが大切です。
目的や流れを明確にしておく
オンラインでのコミュニケーションは対面でのそれと比べて誤解が生じやすいものです。
そのため、可能であれば、相手に対しても商談の目的や進行の流れを事前にしっかりと共有しておくとよいでしょう。
このひと手間が、無駄な誤解を防ぎ、効率的な商談を行うためのコツです。
例えば、商談のアジェンダを事前に共有することで、参加者全員が商談の流れを理解し、商談中にどの話題を扱うべきかをスムーズに判断できるようになります。
また、目的が明確であれば、商談中に話が脱線してしまったときでも、元の話題に戻しやすくなります。
資料はあらかじめ共有しておく
オンライン商談では、画面共有機能を利用して資料を共有することが一般的です。
しかし、技術的なトラブルや操作ミスによって資料がうまく共有できない、あるいは、各々の画面の大きさによって資料が見づらいといったことが起こります。
そのため、商談前に資料をメール等で送付しておくことが、万が一の際にもスムーズに商談を進めるコツです。
また、参加者が事前に資料を確認してくれれば、あらかじめ疑問点をピックアップしてもらえるというメリットもあります。
これは、限られた商談時間の有効活用にも繋がります。
オンライン商談のコツ・やり方【商談時】
ここでは、商談中に注力すべきポイントを解説します。
挨拶から始まり、話し方、非言語情報の伝え方、複数人とのやり取り、そして環境音への注意といった要素を押さえましょう。
- 挨拶で好印象を与える
- オフラインの時よりゆっくりはっきり話す
- 非言語情報は大袈裟に伝える
- 複数人の商談でも常に見られている意識を持つ
- 不快な音を立てていないか注意する
挨拶で好印象を与える
挨拶は、対面での商談と同様に、初対面の印象を決める大切な要素です。
特にオンライン商談では、相手との距離感が直接的に感じられないため、言葉や態度で印象をしっかりと伝える必要があります。
明るく、はっきりとした声で、相手の名前を呼んで挨拶をすることで、相手に好印象を与えることができます。
また、簡単な自己紹介を加えることで、相手との距離を縮めることができるでしょう。
商談の成約率を上げるためにも、挨拶にはしっかりと時間をかけ、好印象を与えることを心掛けましょう。
オフラインの時よりゆっくりはっきり話す
オンライン商談では、通信環境による遅延や音声の乱れが生じることがあります。
これは相手の通信環境に起因することもあり、あなたにはどうしようもない不可抗力のケースも含まれます。
そのため、常に、ゆっくりと、はっきりと話すことが重要です。
相手にしっかりとした印象を与えるためにも、言葉をはっきりと発音し、ポイントをおさえた簡潔な表現を心掛けましょう。
また、重要なポイントは、言葉だけでなく、資料にも明記するなど視覚的な情報を活用することで、相手の理解を深めることもできます。
非言語情報は大袈裟に伝える
非言語情報とは、コミュニケーションにおいて相手に伝わる情報のなかで、直接言葉にされた意味内容以外のものを指します。
たとえば「声音」や「口ぶり」から窺える発話者の人柄や、ジェスチャー（身ぶり）を通して理解できるトピックの重要度などが代表的な非言語情報です。
この非言語情報は、本来の対面コミュニケーションならば伝達情報量の6割から9割を占めていると言われていて、コミュニケーションにおいて重要な役割を担っています。
ところがオンライン商談ではお互いに反応や雰囲気を直接感じ取ることが難しいため、非言語情報のなかでもデバイス越しに伝えられる部分を強めて情報量を補わなければなりません。
たとえば、ジェスチャーや表情を大袈裟にすることで発言の意図を伝わりやすくすることができます。
具体的には、頷き・相づち・笑顔の3つを意識的に見せることで、相手とのコミュニケーションが円滑になり、関係性も深化するでしょう。
また、これらの行為は、商談に対する前向きな姿勢を伝えることにも役立ちます。
この点を念頭に置き、オンライン商談での非言語情報の伝え方に注意を払いましょう。
複数人の商談でも常に見られている意識を持つ
オンライン商談の場では、自分が話していないときであっても、あなたの様子はカメラ越しに相手に伝わっています。
仮に複数人での商談であっても、誰かしらあなたのことを見ていると考えましょう。
そのため、集中を切らさず、常に真剣な態度を保つことが重要です。
相手が話しているときも、頷いたりメモを取ったりすることで、あなたが真剣に話を聞いていることを相手にアピールできます。
不快な音を立てていないか注意する
オンライン商談では、マイクが拾う音が非常にクリアになりやすいため、紙をめくる音やキーボードを打つ音、マイクが擦れる音、周囲の雑音などが相手に聞こえてしまうことがあります。
これらの音が大きすぎると、相手は話に集中できず、印象が悪くなる可能性があります。
また、自分自身が話す際にも、マイクに近すぎたり息を強く吹きかけたりしないよう注意しましょう。
もし可能であれば、ノイズキャンセリング機能付きのマイクやヘッドセットを使用することで、よりクリアな音声でコミュニケーションを取ることができます。
なお、オンライン商談中にペットや子供の声が入らないように、静かな環境で商談を行うことは言うまでもありません。
事前に家族や同居人に商談中であることを伝え、協力をお願いしておくとよいでしょう。
オンライン商談のコツ・やり方【商談後】
オンライン商談を成功に導くためのコツは、商談後にもあります。
ここでは、特に重要な3つのコツを紹介します。
- 次のアクションを検討する
- お礼メールを欠かさない
- 必要に応じてオフライン商談も活用する
次のアクションを検討する
オンライン商談が終了した後は、その結果を踏まえて次に何をするべきか具体的な計画を立てることが重要です。
商談の中で出た課題や提案に対して、どのようにフォローアップすれば良いかを検討し、必要ならば追加の情報提供や質問への回答、次回の商談のセッティングなどを迅速に行いましょう。
このプロセスは、商談の成果を最大限に生かし、相手との信頼関係を築くためにも非常に重要です。
お礼メールを欠かさない
これはビジネスマナーとして基本中の基本です。
メールには、商談のお礼だけでなく、商談中に話した内容の要約や、次のステップについての案内を含めるとよいでしょう。
場合によっては、前述の「次に取るべきアクション」と、この「お礼メール」が一体の施策になることもあります。
このお礼メールが次回のアクションへとつながる大切な一歩となりますので、丁寧にそして迅速に行いましょう。
必要に応じてオフライン商談も活用する
オンライン商談は多くのメリットがありますが、すべてのケースで最適とは限りません。
対面でのコミュニケーションが必要な場合や、高度な説明が必要な商品・サービスを提供している場合など、状況に応じてオフラインでの商談を検討することも重要です。
オンラインとオフラインのメリットをしっかりと理解し、商談のやり方を柔軟に変えることで、ビジネスの幅を広げることが可能です。
オンライン商談に関してよくある質問
オンライン商談に関する一般的な疑問や不安を解消することで、よりスムーズで効果的な商談を行うことができます。
ここでは、「オンライン商談とは何か」「オンライン商談を成功させるコツは何か」など、多くの方が抱えている疑問にお答えします。
- オンライン商談とは何ですか？
-
オンライン商談とは、インターネットを利用して行う商談のことを指します。
物理的な距離を気にすることなく、画面越しにお互いの顔を見ながら会話ができるため、効率的で柔軟なコミュニケーションが可能です。
この方法は、時間や場所に縛られず商談を進めることができるため、近年非常に人気があります。
- オンライン商談を成功させるコツは何ですか？
-
オンライン商談を成功させるためには、事前の準備と商談中のコミュニケーションが重要です。
安定したインターネット環境を確保し、使用するツールや機器のスペック・動作を確認しておくことが必要です。
また、商談の流れや目的を明確にし、必要な資料は事前に共有しておくことも求められます。商談中は、オフラインの時よりもゆっくりとはっきりと話し、非言語情報も大げさに伝えることで、相手に正確な情報を伝えることがでるでしょう。
- オンライン商談のメリットは何ですか？
-
オンライン商談の最大のメリットは、時間とコストの削減です。
物理的な移動が不要なため、交通費や移動時間を節約することができます。また、オンライン商談はペーパーレスで行うことができるため、環境にも優しいです。
さらに、営業エリアの拡大が見込め、外的要因の影響を受けづらい点も挙げられます。
- オンライン商談に最適なツールは何ですか？
-
オンライン商談には、「Zoom」や「Microsoft Teams」などのビデオ会議ツールが最適です。
これらのツールは安定した通信環境を提供し、画面共有や資料共有などの機能も備えているため、効果的なコミュニケーションが可能です。
この記事のまとめ
この記事では、オンライン商談に焦点を当て、そのメリットや成功させるためのコツを詳しく解説しました。
オンライン商談を導入することで、移動のコストや時間を削減できるだけでなく、営業エリアを広げることが可能です。
また、ペーパーレス化や外的要因の影響を受けにくくすることもメリットとして挙げられます。
また、オンライン商談を成功させるコツとしては、安定したネット環境の整備や機器スペックの確保、商談の流れの明確化などがあります。
挨拶や非言語情報の伝え方、商談後のお礼メールも、ビジネスの基本として欠かしてはなりません。
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